Khi các doanh nghiệp hay tổ chức muốn vận chuyển hàng hóa, sản phẩm đến nơi khác thì cần ghi phiếu xuất kho. Vậy phiếu xuất kho hàng hóa là gì và cách ghi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ như thế nào? Thì mọi người cùng tham khảo qua bài viết sau đây của infofinance.vn để làm rõ vấn đề thắc mắc trên.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một trong các loại chứng từ quan trọng trong các doanh nghiệp có đơn vị trực thuộc, đồng thời giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo lưu thông hàng hóa trên thị trường, được kế toán sử dụng phổ biến nhất để quản lý nội bộ

Tuy nhiên mọi người cần nắm được là khi sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì phải đăng ký phát hành.  Ngoài ra còn quản lý và báo cáo tình hình sử dụng. Bởi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được in và phát hành giốn như hóa đơn

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được sử dụng khi nào?

Sau đây là một số trường hợp cần sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Nếu công ty nhập khẩu ủy thác hàng hóa

+ Khi công ty doanh nghiệp nhập khẩu và đã nộp thuế giá trị gia tăng thì cần sẽ phải trả hàng cho cơ sở uy thác nhập khẩu sử dụng hóa đơn điện tử

+ Tại bước nhập khẩu mà doanh nghiệp chưa nộp thuế giá trị gia tăng, thì cơ sở nhận ủy thác khi xuất trả hàng nhập khẩu cần lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử theo quy định của pháp luật,qua đó có thể làm chứng từ để lưu thông hàng hóa.

Trường hợp hàng hóa xuất khẩu bị ủy thác

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử được sử dụng khi xuất hàng tại cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu

+ Khi hàng hóa đã xuất khẩu mà cơ sở kinh doanh có hàng hóa ủy thác xuất khẩu hay được cơ quan hải quan xác nhận, thì cần sử dụng đến phiếu xuất khẩu kiêm vận chuyển nội bộ

Sử dụng để xuất hàng cho đại lý

+ Nếu đơn vị phụ thuộc vào các cơ sở kinh doanh nông lâm, thủy sản cần xuất hàng cho đại lý và đã đăng ký thuế theo phương pháp khấu trừ, thu mua hàng hóa nông lâm, thủy sản thì cần  phải dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử

Các trường hợp khác cần sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử

+ Đối với những hàng hóa cần gia công thì cần xuất phiếu hàng hóa kiêm vận chuyển nội bộ

+ Giữa các chi nhánh hạch toán phụ thuộc cần xuất phiếu hàng hóa kiêm vận chuyển hàng hóa, cùng với việc điều chuyển hàng hóa

+ Có thể sử dụng để xuất hàng hóa bán lưu động

+ Để thành lập doanh nghiệp cần lập phiếu xuất hàng hóa kiêm vận chuyển nội bộ qua đó để góp vốn bằng tài sản

+ Khi cần chuyển đổi loại hình của doanh nghiệp, khi tài sản bị chia tách hay hợp nhất, sáp nhập cũng cần sử dụng phiếu này

Cách ghi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Kế toán cần phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận); số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do xuất kho, và tên kho xuất khi khi lập và ghi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Sau đây là hướng dẫn cách viết từng cột trong phiếu xuất khi kiêm vận chuyển nội bộ

+ Kế toán cần chú ý ghi rõ số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (số vật tư,sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn).

+ Tên vật tư , dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tên vật tư, sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn) cũng cần phải ghi rõ

+ Nếu theo hóa đơn thì cần ghi mã số và đơn vị

+ Theo yêu cầu của người (bộ phận) sử dụng trên chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh xuất) thì cần ghi số lượng theo yêu cầu

+ Ghi đúng số lượng thực tế xuất (số lượng thực tế xuất kho có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu) mà thủ kho cần ghi rõ

+ Giá xuất kho cho một đơn vị hàng hóa đó là giá chưa có thuế

+ Thành tiền = đơn giá của hàng hóa x số lượng hàng hóa được yêu cầu xuất

+ Các cột số lượng, đơn giá, thành tiền cần cộng các giá trị trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

+ Trên phiếu xuất kho cần ghi diễn giải bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền

+ Thủ kho cần ghi rõ ngày tháng, năm xuất kho sau khi xuất. Cùng với đó là người nhận hàng sẽ ký và ghi rõ họ tên vào phiếu xuất đó

+ Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu

+ Liên 2: Với liên này thì thủ kho sẽ là người giữ để ghi vào thẻ  kho, sau đó là được kế toán nhận và lưu vào sổ kế toán

+ Liên 3: Liên này sẽ được giao cho người nhận hàng

Ghi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cần tiêu chí gì?

Về cách ghi và nội dung ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì đã được infofinance.vn chia sẻ bên trên. Tuy nhiên các kế toán cũng cần nắm rõ các tiêu chí trên phiếu xuất kho đó là gì để có được loại giấy tờ đúng pháp luật.

Những thông tin về tiêu thức như người mua, tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán sẽ không được thể hiện rõ ràng trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, mà chi thể hiện những tiêu chí sau đây

+ Tên người vận chuyển

+ Địa chỉ người mùa và địa chỉ người bán

+ Vận chuyển bằng phương tiện gì

+ Ghi rõ địa chỉ về kho hàng, địa chỉ về kho nhập hàng

+ Ngoài ra còn cần làm rõ các nội dung như tên người xuất hàng, các lệnh về điều động nội bộ, tên người nhận hàng

Các mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phổ biến hiện nay

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử

Tên người xuất hàng:…….

Địa chỉ kho xuất hàng: ………………………………………………….

Tên người vận chuyển: …………………………………………………

Phương tiện vận chuyển: ………………………………………………

Mã số thuế người xuất hàng:……………………………………………

PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ ĐIỆN TỬ

 

Ngày … tháng…năm…

Ký hiệu:

Số:…

Tên người nhận hàng:…………

Địa chỉ kho nhận hàng: ………………………………………………

Mã số thuế: ……………………………………………………………………

STT	Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa)	Mã số	Đơn vị tính	Số lượng		Đơn giá	Thành tiền
				Thực xuất	Thực nhập
	Tổng cộng:

 

Thủ trưởng đơn vị       

(Chữ ký điện tử, Chữ ký)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất

Tên tổ chức, cá nhân: ………………………………………………………………………………..

Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………

Mã số thuế: ……………………………………………………………………………………………..

Ký hiệu: ……………………………….. Số: …………………………………………………………..

PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ

Liên 1: Lưu

Ngày….tháng….năm….

Căn cứ lệnh điều động số …………………. Ngày…..tháng……năm….. của …………… về việc ……………………..

Họ tên người vận chuyển ………………………………… Hợp đồng số …………………………

Phương tiện vận chuyển: ………………………………………………………………………………

Xuất tại kho: ……………………………………………………………………………………………….

Nhập tại kho: ………………………………………………………………………………………………

STT	Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa)	Mã số	Đơn vị	Số lượng		Đơn giá	Thành tiền
				Thực xuất	Thực nhập
	Tổng cộng:

 

Người lập (Ký và ghi rõ họ tên)

Thủ kho xuất (Ký và ghi rõ họ tên)

Người vận chuyển (Ký và ghi rõ họ tên)

Thủ kho nhập (Ký và ghi rõ họ tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)

Ghi chú:

– Liên 1: Lưu

– Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng

– Liên 3: Nội bộ

Những lưu ý khi viết giấy xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Khi lập một phiếu gì cũng cần có những lưu ý nhất định để việc lập phiếu được thuận lợi và nhanh nhất. Đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì các kế toán cần thực hiện lưu ý một số vấn đề sau đây

+ Tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa chỉ kho nhận hàng

+ Người xuất hàng được thể hiện bởi tên người bán, địa chỉ kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển được thể hiện qua địa chỉ người bán

+ Các thông tin như tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán thì không cần thể hiện

Những thông tin liên quan đến phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và hóa đơn có giống nhau không?

Theo nhận định thì hai loại phiếu này giống nhau, vì vậy doanh nghiệp phải đăng ký phát hành quản lý và báo cáo tình hình sử dụng về cơ quan thuế như là hóa đơn khi sử dụng

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có cần đóng dấu không?

+ Không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán khi đó là hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật

+ Không cần phải có chữ ký người bán, dấu của người bán, tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua khi trên tem có mệnh giá in sẵn

+ Không cần thiết phải có dấu của người bán đối với doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn với doanh nghiệp lớn

Mất phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có sao không?

Đây là một loại hóa đơn khá quan trọng đối với một công ty hay doanh nghiệp. Chính vì vậy mà kế toán cần phải thực sự cẩn thận, nếu mất phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa này thì sẽ phải chịu mức phạt theo quy định

+ Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành đã được lập hay chưa lập sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 VNĐ đến 8.000.000 VNĐ.

Như vậy trên đây là thông tin về cách ghi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cùng với những kiến thức liên quan đến loại phiếu này. Hy vọng với những gì tham khảo trên sẽ giúp kế toán có những kiến thức hữu ích nhất để áp dụng trong làm việc