Có thể do sai sót một số thông tin khi sử dụng hóa đơn điện tử nên không tránh khỏi việc điều chỉnh hóa đơn. Tuy nhiên tùy thuộc vào từng trường hợp mà có cách điều chỉnh hóa đơn khác nhau, vì vậy mọi người có thể tham khảo qua bài viết sau đây để nắm rõ cách điều chỉnh hóa đơn điện tử đúng theo quy định của infofinance.vn

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được hiểu là hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế, thông qua phương tiện điện tử thì có thể tập hợp những thông tin dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý. Mọi người có thể nắm rõ

+ Hóa đơn điện tử có mã được hiểu là trước khi tổ chức thì cơ quan thuế sẽ cấp mã cho cá nhân  bán hàng và còn cung cấp dich vụ gửi cho người mua. Tuy nhiên  mọi người nên biết là mã đó là do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra một dãy số duy nhất, ngoài  ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn tạo nên một chuỗi ký tự được cơ quan mã hóa

+ Hoá đơn điện tử không có mã là cơ quan thuế không cấp mã cho tổ chức bán  hàng hóa, cũng như cung cấp dịch vụ gửi cho người mua

Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại như sau

+ Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn điện tử, hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, cùng các loại hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…

+ Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Điều kiện và thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Điều kiện

+ Về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử thì cần có sự đảm bảo đủ tin cậy, và từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi về tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn. Ngoài ra những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi , lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

+ Khi cần thiết có thể truy cập sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh dựa vào những thông tin chứa trong hóa đơn điện tử

Thủ tục

Công ty doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử nếu muốn sử dụng hay phát hành loại hóa đơn này

+ Những thông báo phát hành  hóa đơn điện tử  phải được gởi tới cơ quan quản lý, ngoài ra còn phải gởi trên trang thông tin điện tử của Tổng chi cục thuế

+ Mọi người cần ký vào hóa đơn mẫu sau đó gởi đến cơ quan quản lý thuế

Vì sao cần điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khi hóa đơn xảy ra một tình trạng sai sót thì chắc chắn hóa đơn cần phải điều chỉnh, tuy nhiên mọi người nên biết rằng không phải tình huống nào, sai sót nào cũng cần giải quyết bằng biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Kế toán sẽ nhìn nhận vào tình huống, tùy vào lỗi sai sót mà điều chỉnh hủy bỏ hay lập lại hóa đơn mới

Trường hợp hai bên mau và bán sẽ phải tiến hành điều chỉnh hóa đơn. Nếu phát hiện lỗi hóa đơn sai sót sau khi hóa đơn đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa và cung ứng dịch vụ, bên bán và bên mua đều đã kê khai thuế

Kế toán không thể điều chỉnh hóa đơn nếu đã giao hàng hóa và cung ứng dịch vụ, nhưng chưa thực hiện kê khai thuế giữa 2 bên bán và mua. Khi đó, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế. Vì vậy mà mọi người cần phân biệt rõ trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua hay chưa

Điều chỉnh hóa đơn điện tử như thế nào?

Mọi người cũng hiểu được việc điều chỉnh đó là sửa đổi, làm sao cho đúng hơn, hợp lý hơn. Vì vậy những khi hóa đơn bị sai sót thì mọi người cần điều chỉnh hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bị hủy

Kế toán bên người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế nếu phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua. Sau đó yêu cầu hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó và bị sai

Người mua không cần lập hóa đơn khi nhận thông báo hóa đơn đã sai sót

Người bán phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn

Lập hóa đơn mới thay thế

Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế, tuy nhiên người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể thực  hiện như sau

+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót
+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót

Kiểm tra sai sót từ người bán

Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan này thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót.

Cách viết điều chỉnh hóa đơn điện tử

Sau đây là cách viết điều chỉnh hóa đơn điện tử mà infofinance.vn chia sẻ đến mọi người để bạn có cách điều chỉnh phù hợp nhất khi hóa đơn bị sai sót

Trước tiên thì mọi người cần ghi rõ lý do điều chỉnh

+ Trên ứng dụng lập hóa đơn thì mọi người cần truy cập phân hệ như bình thường và chọn mục lập hóa đơn điều chỉnh. Tiếp đến là mọi người cần chọn hóa đơn sai sót gốc, các phần mềm đều đã kế thừa dữ liệu thông tin từ hóa đơn gốc sang hóa đơn điện tử điều chỉnh

+ Mọi người cần ghi rõ hóa đơn cần điều chỉnh nếu điều chỉnh giảm thì ghi đơn giá giảm còn điều chỉnh tăng thì ghi tăng

Trên hóa đơn điều chinh giảm thì nên viết nội dung rõ ràng

+ Theo nguyên tắc sai ở đâu thì sửa ở đó trong khi điều chỉnh hóa đơn điều chỉnh nội dung hóa đơn điện tử. Tuy nhiên mọi người cần lưu ý chi ghi giá trị điều chỉnh chênh lệch cần điều chỉnh lên hóa đơn điều chỉnh đó mà thôi

+ Trong trường hợp hóa đơn điện tử giảm điện tử thì mọi người cần giữ  nguyên ô đơn giá, khối lượng, thành tiền. Còn đối với những mục như % thuế suất thì mọi người cần ghi % thuế cần tăng hay cần giảm

+ Nếu cần điều chỉnh hóa đơn điều chỉnh tăng giảm thành tiền thì mọi người cần điền mức giá tăng hay giảm (chưa tính thuế) ở mục thành tiền. Lúc đó trên hệ thống sẽ tự động điều chỉnh mức thuế tăng giảm tương ứng

Gửi hóa đơn cho người mua sau khi ký số

+ Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì người bán cần phát hành hóa đơn, sau đó ký và gửi cho người mua. Hay đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, thì cần gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua

Cần điều chỉnh hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?

Điều chỉnh tăng, giảm hóa đơn

Khi viết sai hóa đơn cần điều chỉnh

Một trong các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai đó là xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hay tăng, doanh nghiệp cần phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hay xuất hóa đơn thay thế nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế…đó là cao hơn thực tế

Giảm giá bán hàng hóa

Doanh nghiệp cần phát hành một số hóa đơn điều chỉnh giá trị cho hóa đơn giá trị ban đầu, nếu sau khi hóa đơn điện tử và hạch toán doanh thu, doanh nghiệp phát hiện hàng lỗi, chất lượng thấp và quyết định giảm giá cho khách hàng

Doanh nghiệp chiết khấu thương mại

Kế toán doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm nếu trường hợp số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã tăng hay giảm trước đó cho khách hàng

Điều chỉnh theo giá trị quyết toán

Do giá trị quyết toán cuối cùng của công trình xây dựng, lắp đặt thấp hơn hya cao hơn giá trị tạm tính trước đó, thì cũng cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn tăng hay giảm doanh thu

Quy định về hóa đơn điều chỉnh tăng giảm

Trên hóa đơn có giá trị sai sót thì cần điều chỉnh tăng ghi dấu dương (+), còn đối với việc điều chỉnh giảm thì mọi người ghi dấu âm (-). Với hóa đơn bị sai tên công ty, địa chỉ nhưng mã số thuế đúng thì cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, không cần lập hóa đơn điều chỉnh

Lưu ý khi điều chỉnh hóa đơn điện tử

+ Hóa đơn điều chỉnh và ngày lập hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày

+ Cần thể hiện rõ ràng thông tin về nội dung của biên bản điều chỉnh như số điều chỉnh hóa đơn là bao nhiêu, ngày lập là ngày nào, ký hiệu, ngày tháng ký hiệu và nội dung cần điều chỉnh

+ Nếu đã thực hiện việc kê khai thuế mới phát hiện trường hợp hóa đơn điện tử bị sai sót, thì ngoài bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót, kế toán cần lập cả hóa đơn điều chỉnh.

+ Người làm kế toán chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không cần lập hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp hóa đơn điện tử không sai mã số thuế nhưng sai tên, địa chỉ người mua

+ Đã làm hóa đơn điện tử thì nó được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, cùng với đó là biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được người bán và người mua ký điện tử. Sẽ lập biên bản thỏa thuận bằng giấy nếu trường hợp bên mua không có chữ ký điện tử

Trên đây là thông tin về cách viết điều chỉnh hóa đơn điện tử chuẩn cho mọi người cùng tham khảo. Hy vọng với những gì vừa tìm hiểu trên sẽ giúp mọi người có được những kiến thức hữu ích trong việc điều chỉnh hóa đơn khi có sai sót. Chúc các bạn thành công!