Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm rất nhiều khoản như là lương cho nhân viên, chi phí mặt bằng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn…đây là loại chí phí mà các doanh nghiệp hiện nay cần quan tâm nhiều nhất. Và để hiểu rõ hơn về chi phí doanh nghiệp là gì, định mức và hoạch toán ra sao mọi người đón đọc chia sẻ của Infofinance.vn dưới đây.

Tìm hiểu về chi phí doanh nghiệp

Chi phí doanh nghiệp là gì

Trước hết mọi người cần hiểu đó là chi phí là gì, sau đó mới có thể hiểu cặn kẽ chi phí quản  lý doanh nghiệp là gì.

Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa. Chi phí có rất nhiều loại khác nhau  như:

• Chi phí sản xuất
• Chi phí quản lý
• Chi phí sản phẩm
• Chi phí vận chuyển

Tùy vào tiêu chí mà có thể đưa ra nhiều loại khác nhau, tuy nhiên hôm nay chỉ đề cập với mọi người 1 loại chi phí hiện nay mà các doanh nghiệp phải quan tâm rất nhiều.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí chi trả cho hoạt động quản lý, nó bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lí sản xuất kinh doanh, quản lí hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp.

Đây là chi phí mà một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều phải chi trả cụ thể như:

• Nhân sự: Lương nhân viên, phụ cấp cho nhân viên, bảo hiểm cho nhâ viên…
• Mặt bằng, dịch vụ điện nước, trang thiết bị như máy tính, tủ lạnh, máy in, tivi…
• …

Chi phí quản lý là những chi phí không thể ràng buộc trực tiếp vào một chức năng cụ thể trong công ty như sản xuất, sản xuất hoặc bán hàng. Lợi nhuận của một công ty nhận được đó chính là lợi nhuận sau khi trừ hết tất cả các chi phí trong đó bao gồm chi phi quản lý.

Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì

Để cụ thể hơn về chi phí quản lý doanh nghiệp mọi người nên nhìn vào báo cáo tài chính của một công ty, doanh nghiệp nào đó hàng năm hay hàng tháng/ quý sẽ biết được.

Để biết được chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì thì mọi người dựa trên Tài khoản 642 trong sổ sách kế toán.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lí doanh nghiệp:

Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm các khoản phải trả

• Cán bộ, nhân viên quản lý doanh nghiệp: Lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của ban giám đốc, quản lý, nhân viên của tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp

Chi phí vật liệu quản lý: Chi phí trả cho

• Chi phí vật liệu xuất phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm…
• Vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp… (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT)

Chi phí đồ dùng văn phòng

• Chi phí đồ dùng, dụng cụ phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp như máy tính, camera, bàn ghế, tủ…

Chi phí khấu hao tài sản cố định 

• Chi phí các tài sản cố định dùng chung cho hoạt động quản lý như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban trong doanh nghiệp, kho dự trữ sản phẩm/ tài liệu, phương tiện di chuyển/ dây chuyền, móc móc thiết bị dùng văn phòng

Chi phí dự phòng : Khoản phí mà nằm vào khoản nợ khó đòi, các khoản dự tính trả nợ cho các đơn vị phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Thuế, phí và lệ phí: Bao gồm các khoản nộp cho nhà nước như thuế đất, thuế môn bài… kèm theo các khoản phí khác

Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khoản phí cho hoạt động mua và sử dụng tài kiệu kỹ thuật, bằng sáng chế

Chi phí khác: Du lịch, tàu xe đi lại, hội nghị ,tiếp khách, công tác, thai sản…

Bản chất của chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là định phí hay biến phí

Đầu tiền mọi người nên hiểu về 2 khái niệm:

• Định phí: Là chi phí cố định không thay đổi theo quy mô sản xuất ( nếu xét doanh nghiệp sản xuất)  và  không thay đổi theo mức độ hoạt động thay đổi trong phạm vi phù hợp.
• Biến phí: Là chi phí có sự thay đổi theo từng hoạt động, nhu cầu và thị trường

Xét theo 2 khái niệm như vậy có thể thấy chi phí quản lý doanh nghiệp nằm vào biến phí chứ không phải định phí, tuy nhiên có chi phí khấu hao tài sản cố định lại là định phí.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là tài sản hay nguồn vốn

Tài sản hay nguồn vốn của một doanh nghiệp đều phản ánh chung đến sự lợi thế và sự giàu có của một doanh nghiệp thu được hay có được.Tuy nhiên đều được hiểu là tài sản chính là cơ sở nguồn vốn của 1 doanh nghiệp.

Vậy nên xét về chi phí quản lý doanh nghiệp thì nó không phải là tài sản hay nguồn vốn gì cả. Mà các chi phí quản lý dùng từ tài sản chính là cách bảo vệ tốt nhất cho tài sản cũng là nguồn vốn của công ty.

Ví dụ: Nếu tài sản cố định nhà đất của bạn là tài sản của công ty thì hàng tháng không phải trả chi phí cho tài sản này nhưng bạn phải bỏ chi phí ra để xây dựng, bảo vệ tài sản nhà đất đó.

Vậy nên có thể hiểu chí phí quản lý chính là lá chắn để bảo vệ và phát triển tài sản và nguồn vốn của doanh  nghiệp.

Tại sao chi phí quản lý doanh nghiệp thay đổi

Các doanh nghiệp phải đối mặt với vấn đề về thay đổi chi phí quản lý và thông qua việc thay đổi tăng hay giảm chi phí quản lý cũng phàn nào đánh giá được tình trạng hiện tại của 1 doanh nghiệp nào đó.

Nguyên nhân làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp

Có 2 vấn đề khi tăng chi phí doanh nghiệp, nếu như bên kế toán doanh nghiệp không kiểm soát tốt sẽ có nguy cơ biển thủ công quỷ. Tăng chi phí quản lý do :

• Do bên doanh nghiệp mở rộng quy mô doanh nghiệp dẫn đến : Tăng về nhân sự, tăng về mặt bằng, dịch vụ chi phí văn phòng, chi phí tài sản cố định…
• Doanh nghiệp thu về nhiều lợi nhuận nên quyết định tăng thêm lương, thưởng và phụ cấp cho nhân viên
• Có nhiều khoản chi cho quản lý doanh nghiệp hơn bình thường …

Có rất nhiều nguyên nhân tăng chi phí quản lý, nhưng nếu như chi phí tăng và tương ứng với lợi nhuận tăng thì dễ giải quyết nhưng nếu chi phí tăng mà lợi nhuận giảm thì các doanh nghiệp cần kiểm soát lại các chi phí của mình, tính toán để tránh trường hợp biễn thủ công quỹ trong doanh nghiệp.

Nguyên nhân làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

Với trường hợp giảm chi phí doanh nghiệp cũng có rất nhiều nguyên nhân và nó tùy thuộc vào chính sách phát triển của mỗi công ty. Thường chi phí doanh nghiệp giảm có thể là do lợi nhuận giảm nên doanh nghiệp cắt giảm các chi phí.

Bên cạnh đó thì vẫn có nguyên nhân đó là doanh nghiệp tra soát và loại bỏ được những chi phí quản lý không cần thiết cũng như giải quyết được những lỗ hỏng trong khâu quản lý doanh nghiệp của mình. Tình trạng giảm chi phí do lợi nhuận giảm, không có lợi nhuận là điều nên làm nhưng nếu như công ty hoạt động bình thường lợi nhuận  bình thường hoặc nhiều hơn trước trong khi chi phí quản lý giảm thì nên xem xét lại cách quản lý bởi sẽ gây nên những vấn đề khác nghiêm trọng hơn cho tương lai.

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao nhiêu là hợp lý

Điểm quan trọng của hoạch định chi phí quản lý doanh nghiệp đó là đưa ra định mức chi phí quản lý doanh nghiệp hàng năm, tuy rằng đây là chi phí biến phí nhưng không có nghĩa là có bao nhiêu chi bấy nhiêu mà nên đinh mức ngay từ đầu để có thể dự toán và đựa ra các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp.

Tùy quy mô hoạt động và từng loại hình doanh nghiệp mà có định mức tiêu chuẩn không thể nào đưa ra con số chung đối với tất cả các doanh nghiệp, nhưng nếu đưa ra con số thì cần dựa trên các tiêu chí:

• Lập ra các chi phí quản lý cần phải trả: Lập cụ thể, với mỗi chi phí thì cần chi trả bao nhiêu.
• Xem xét trong chi phí quản lý đó thì chi phí nào là định phí còn phí nào là biến phí sau đó tách riêng các loại phí đó theo từng mục. Với chi phí cố định thì có thể định mức được còn những chi phí có sự thay đổi thì nên đưa ra dự toán  ngay từ đâu.
• Bên cạnh đó cần nắm rõ các chi phí dự trù để có thể phân bổ được

Dựa trên những chi phí đó mọi người có thể đưa ra định mức chi phí quản lý cho doanh nghiệp ngay từ đầu. Việc định mức chi phí ban đầu giúp doanh nghiệp đưa ra các dự toán chi chí phí đồng thời có thể nắm rõ các chi phí có thể chi ra trong 1 năm tới.

Đến đây có lẽ bạn đã hiểu về chi phí quản lý doanh nghiệp là gì, có thể hiểu bản chất cũng như các loại chi phí quản lý của một doanh nghiệp. Không riêng gì những bạn học kế toán, làm kế toán mà những ai có nhu cầu khởi nghiệp cũng nên tìm hiểu kỹ chi phí này.

Một số bài viết bạn tham khảo thêm:

• Joint venture là gì chiến lược liên doanh
• Hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập vay vốn
• Corporate finance là gì Quản trị tài chính doanh nghiệp là gì?