Bạn đã đẩy khá nhiều thu vào Archive trong Outlook, và giờ bạn cần tìm và xem lại một số mail quan trọng của mình. Vậy hãy thử thực hiện theo cách lấy lại email đã Archive trong Outlook được InfoFinance.vn hướng dẫn chi tiết dưới đây.

Archive mail Outlook là gì

Archive mail trong Outlook là quá trình lưu trữ các email cũ hoặc không cần thiết vào một folder hoặc file khác để giảm tải dung lượng của hộp thư đến. Khi bạn lưu trữ các email vào thư mục lưu trữ, chúng vẫn có thể được tìm kiếm và xem lại sau này nếu cần thiết, nhưng không còn xuất hiện trong hộp thư chính của bạn. Bạn có thể tạo thư mục lưu trữ riêng cho mỗi năm hoặc mỗi chủ đề, hoặc sử dụng tính năng tự động lưu trữ của Outlook để di chuyển các email cũ hơn một thời gian nhất định vào thư mục lưu trữ tự động. Các email đã được lưu trữ có thể được sao chép hoặc chuyển đến một máy tính khác hoặc tài khoản email nếu bạn muốn chuyển hộp thư của mình.

Archive mail trong Outlook có nhiều ưu điểm như sau:

• Giảm tải dung lượng hộp thư đến: Khi lưu trữ các email cũ hoặc không cần thiết vào thư mục lưu trữ, bạn có thể giảm tải dung lượng hộp thư đến, giúp Outlook hoạt động nhanh hơn và không bị treo hoặc gặp sự cố.
• Dễ dàng tìm kiếm email cũ: Khi lưu trữ các email vào thư mục lưu trữ, bạn vẫn có thể tìm kiếm và xem lại sau này nếu cần thiết, chúng không bị mất đi và không gây phiền hà cho hộp thư chính của bạn.
• Giữ được các email quan trọng: Khi bạn lưu trữ các email vào thư mục lưu trữ, bạn có thể giữ được các email quan trọng trong một thời gian dài mà không lo bị xóa nhầm hoặc mất đi.
• Dễ dàng quản lý email: Khi sử dụng tính năng tự động lưu trữ của Outlook, các email cũ hơn một thời gian nhất định sẽ tự động được di chuyển vào thư mục lưu trữ tự động, giúp bạn dễ dàng quản lý các email và giảm thiểu việc phải xóa email thủ công.
• Tiết kiệm không gian lưu trữ: Khi lưu trữ các email vào thư mục lưu trữ, bạn có thể tiết kiệm không gian lưu trữ trên máy tính hoặc máy chủ của bạn, đặc biệt là khi bạn có nhiều email hoặc tài liệu đính kèm lớn.

Email đã archive trong Outlook có bị xóa không?

Không, các email đã được archive trong Outlook sẽ không bị xóa mà chỉ được di chuyển đến một thư mục lưu trữ khác trong Outlook. Các email này vẫn có thể được tìm kiếm và xem lại sau này nếu cần thiết, nhưng không còn xuất hiện trong hộp thư chính của bạn. Bạn có thể sao chép hoặc chuyển đến các email đã được lưu trữ đến một máy tính khác hoặc tài khoản email nếu bạn muốn chuyển hộp thư của mình.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn xóa các email đã được lưu trữ, bạn có thể xóa chúng từ thư mục lưu trữ đó hoặc di chuyển chúng vào thùng rác. Nếu bạn xóa các email đã được lưu trữ, chúng sẽ không còn khả dụng để tìm kiếm hoặc xem lại sau này.

Cách lấy lại Email đã archive trong Outlook

Bạn có thể lấy lại các email đã archive trong Outlook bằng cách làm theo các bước sau:

• Mở Outlook và nhấp vào mục “Thư mục” ở thanh bên trái.
• Tìm thư mục lưu trữ chứa các email bạn muốn lấy lại. Nếu bạn không biết chính xác thư mục lưu trữ nào chứa các email bạn cần, bạn có thể tìm kiếm bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm trên thanh điều hướng.
• Khi bạn đã tìm thấy thư mục lưu trữ chứa các email bạn muốn lấy lại, hãy mở thư mục đó.
• Chọn các email mà bạn muốn lấy lại bằng cách chọn từng email hoặc chọn tất cả các email trong thư mục bằng cách nhấp vào nút “Ctrl + A” trên bàn phím.
• Kéo và thả các email đã chọn vào hộp thư chính của bạn hoặc thư mục khác trong Outlook để sao chép hoặc di chuyển chúng.
• Nếu bạn muốn di chuyển các email đã chọn vào một thư mục khác, hãy kéo và thả chúng vào thư mục đó. Nếu bạn muốn sao chép các email đã chọn vào một thư mục khác, hãy kéo và thả chúng vào thư mục đó trong khi nhấn giữ nút Ctrl trên bàn phím.

 

Sau khi bạn đã sao chép hoặc di chuyển các email đã lưu trữ vào hộp thư chính hoặc thư mục khác, chúng sẽ hiển thị trong Outlook và có thể được tìm kiếm và xem lại bình thường.

Cách lấy lại Email đã archive đã xóa trong Outlook

Nếu bạn đã xóa các email đã được lưu trữ trong Outlook, bạn có thể cố gắng khôi phục chúng bằng cách làm theo các bước sau:

• Nhấp chuột phải vào thư mục lưu trữ trong Outlook và chọn “Khôi phục các mục đã xóa”.
• Outlook sẽ hiển thị hộp thoại “Khôi phục các mục đã xóa”. Kiểm tra xem hộp thoại này đã hiển thị các email bạn muốn khôi phục hay chưa. Nếu các email đã hiển thị, hãy chọn các email đó và nhấp vào nút “Khôi phục đã chọn”.
• Nếu các email bạn muốn khôi phục không hiển thị trong hộp thoại “Khôi phục các mục đã xóa”, bạn có thể tìm kiếm các email đó bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm của Outlook. Nhấp vào biểu tượng tìm kiếm ở thanh công cụ trên Outlook và nhập các từ khóa để tìm kiếm các email đã bị xóa.
• Nếu bạn không tìm thấy các email bạn muốn khôi phục trong Outlook, bạn có thể kiểm tra xem có sao lưu dữ liệu Outlook hoặc tìm các công cụ khôi phục dữ liệu bên ngoài để khôi phục các email đã bị xóa.

Lưu ý rằng nếu các email đã bị xóa đã được xóa khỏi thư mục lưu trữ, và thư mục lưu trữ không được sao lưu hoặc không được giữ trong thùng rác trong một khoảng thời gian nhất định, thì khả năng khôi phục các email đó sẽ rất thấp hoặc không thể.

Cách lấy lại Email đã archive trong thùng rác Outlook

Nếu bạn đã xóa email đã được lưu trữ trong thư mục của Outlook và email đó đã được đưa vào thùng rác, bạn có thể khôi phục email đó bằng cách làm theo các bước sau:

• Mở thư mục Thùng rác trong Outlook bằng cách nhấp chuột vào thư mục này trong danh sách thư mục trên thanh bên trái.
• Tìm email mà bạn muốn khôi phục trong Thùng rác. Bạn có thể tìm kiếm email bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm trên thanh điều hướng hoặc cuộn xuống trong danh sách email.
• Chọn email hoặc nhiều email bạn muốn khôi phục bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên trái của mỗi email.
• Nhấp chuột phải vào email đã chọn và chọn “Khôi phục” trong menu xuất hiện. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút “Khôi phục mục đã chọn” ở thanh công cụ trên cùng.
• Nếu bạn muốn khôi phục các email đã chọn vào một thư mục khác, hãy kéo và thả chúng vào thư mục đó. Nếu bạn muốn khôi phục các email đã chọn vào thư mục gốc của bạn, hãy chọn “Khôi phục mục đã chọn” và email sẽ được trả về thư mục gốc của nó.

Sau khi các email đã được khôi phục, chúng sẽ xuất hiện lại trong thư mục ban đầu của chúng hoặc trong thư mục bạn đã chỉ định nếu bạn đã chọn di chuyển chúng vào một thư mục khác.

Hướng dẫn sử dụng tính năng archive trong Outlook

Cách Archive mail trong Outlook

Để lưu trữ email bằng cách sử dụng tính năng Archive trong Outlook, làm theo các bước sau:

• Mở Outlook và chọn email mà bạn muốn lưu trữ.
• Nhấp vào nút “Archive” trên thanh công cụ. Nếu không thấy nút này, bạn có thể thêm nó bằng cách nhấp chuột phải trên thanh công cụ và chọn “Customize Ribbon”, sau đó kiểm tra ô “Archive” trong danh sách các nút hiển thị.
• Outlook sẽ di chuyển email đó vào một thư mục được đặt tên là “Archive” hoặc thư mục khác nếu bạn đã chọn một thư mục khác để lưu trữ email.

Lưu ý rằng khi sử dụng tính năng Archive trong Outlook, email không bị xóa hoặc di chuyển đến thùng rác. Thay vào đó, chúng chỉ được di chuyển đến một thư mục lưu trữ khác để giảm sự rối loạn trong hộp thư đến của bạn. Nếu bạn muốn xóa hoặc di chuyển email đến một thư mục khác, hãy sử dụng các tùy chọn xóa hoặc di chuyển thay vì tính năng Archive.

Cách mở file Archive trong Outlook

Để mở một file Archive trong Outlook, làm theo các bước sau:

• Mở Outlook và chọn File ở góc trên bên trái của cửa sổ.
• Chọn “Open & Export” và sau đó chọn “Open Outlook Data File”.
• Tìm và chọn file Archive (.pst) mà bạn muốn mở.
• Nhấp vào nút “OK”.
• Thư mục lưu trữ của file Archive sẽ xuất hiện trong danh sách các thư mục của Outlook. Bạn có thể truy cập các email đã lưu trữ bằng cách mở thư mục lưu trữ đó và chọn email tương ứng.

Lưu ý rằng khi bạn mở một file Archive trong Outlook, các email trong file đó sẽ xuất hiện trong danh sách các thư mục của Outlook và bạn có thể truy cập chúng như bình thường. Tuy nhiên, nếu bạn muốn lưu trữ các email trong file Archive trong một thư mục riêng biệt, bạn có thể tạo một thư mục mới và di chuyển email đến đó.

Cách góp file Archive trong Outlook

Để góp một file Archive (.pst) vào Outlook, làm theo các bước sau:

• Mở Outlook và chọn File ở góc trên bên trái của cửa sổ.
• Chọn “Open & Export” và sau đó chọn “Import/Export”.
• Trong hộp thoại “Import and Export Wizard”, chọn “Import from another program or file” và nhấp vào nút “Next”.
• Chọn “Outlook Data File (.pst)” và nhấp vào nút “Next”.
• Chọn “Browse” để tìm và chọn file Archive (.pst) mà bạn muốn góp vào Outlook.
• Chọn một tùy chọn để chỉ định cách xử lý các email trùng lặp nếu có, sau đó nhấp vào nút “Next”.
• Chọn thư mục trong Outlook mà bạn muốn lưu trữ các email từ file Archive, sau đó nhấp vào nút “Finish”.
• Nhập mật khẩu nếu file Archive được bảo vệ bằng mật khẩu.
• Các email từ file Archive sẽ được góp vào Outlook và hiển thị trong thư mục bạn đã chọn.

Lưu ý rằng khi góp một file Archive vào Outlook, các email trong file đó sẽ được gộp vào danh sách email hiện có của bạn. Nếu có các email trùng lặp giữa file Archive và danh sách email hiện có của bạn, bạn có thể chọn một tùy chọn để xác định cách xử lý các email trùng lặp đó.

Archive toàn bộ email trong Outlook

Để Archive toàn bộ email trong Outlook, làm theo các bước sau:

• Mở Outlook và chọn File ở góc trên bên trái của cửa sổ.
• Chọn “Options” và sau đó chọn “Advanced”.
• Chọn “AutoArchive Settings”.
• Chọn “Run AutoArchive every” và nhập số ngày bạn muốn lưu giữ email trước khi được lưu trữ. Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn khác để tùy chỉnh cách thức Archive.
• Chọn thư mục mà bạn muốn Archive. Bạn có thể chọn tất cả các thư mục hoặc chỉ chọn một số thư mục cụ thể.
• Chọn nơi bạn muốn lưu trữ file Archive (.pst) và nhập tên cho file đó.
• Chọn các tùy chọn khác nếu cần và sau đó nhấp vào nút “OK” để lưu các thiết lập của bạn.
• Bây giờ, khi AutoArchive được chạy (tùy thuộc vào thiết lập của bạn), các email được chọn sẽ được lưu trữ trong file Archive (.pst) mà bạn đã chỉ định.

Lưu ý rằng khi bạn Archive toàn bộ email trong Outlook, các email được lưu trữ sẽ bị xóa khỏi danh sách email của bạn. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể truy cập các email đó bằng cách mở file Archive (.pst) trong Outlook. Nếu bạn muốn giữ các email trong danh sách email của bạn, bạn có thể tạo một thư mục mới và di chuyển các email đến đó thay vì Archive toàn bộ email.

Giới thiệu trang Share Thủ Thuật Công Nghệ, Phần Mềm, Gam Hay: https://techchuan.com/

Tóm lại, cách lấy lại email đã Archive trong Outlook là một cách để bạn có thể lấy lại các mail quan trọng, xem lại các thư mà bạn đã đưa vào trước đó. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng quá trình lấy lại các email này có thể khó khăn hoặc không thể thực hiện được nếu các email đã bị xóa hoặc nằm trong thư mục đã bị xóa. Chính vì vậy, trước khi Archive email trong Outlook, hãy đảm bảo rằng bạn đã sao lưu và lưu trữ các email quan trọng một cách an toàn.