Nắm rõ cách đăng nhập hoá đơn điện tử là một trong những bước quan trọng giúp bạn quản lý tài chính và thanh toán hóa đơn một cách tiện lợi và hiệu quả. Bởi hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và giấy tờ mà còn góp phần bảo vệ môi trường bằng việc giảm lượng giấy tiêu thụ. Hãy cùng theo dõi bài viết sau đây của Infofinance để có thông tin chi tiết về hoá đơn điện tử nhé!
Tìm hiểu hoá đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử (hay còn gọi là e-invoice) là một hình thức hoá đơn được tạo, truyền tải và lưu trữ dưới dạng điện tử thay vì in ấn và gửi qua phương tiện truyền thống như bưu điện. Đây là một công nghệ tiên tiến giúp thay đổi cách giao dịch và quản lý tài chính của các doanh nghiệp và cá nhân.
Hoá đơn điện tử có thể được tạo bởi các tổ chức, công ty hoặc cá nhân thông qua phần mềm, ứng dụng hoặc hệ thống quản lý tài chính. Sau đó, hoá đơn này được gửi qua email, website hoặc các hệ thống truyền tải dữ liệu điện tử tương tự để chuyển đến người nhận.
Một số đặc điểm và lợi ích của hoá đơn điện tử bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ nhu cầu in ấn và vận chuyển hoá đơn truyền thống giúp giảm thiểu chi phí.
- Tích hợp dễ dàng: Hoá đơn điện tử có thể dễ dàng tích hợp vào các hệ thống kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp.
- Bảo mật và lưu trữ dữ liệu: Hoá đơn điện tử thường đi kèm với các phương tiện bảo mật như chữ ký số để đảm bảo tính toàn vẹn và uy tín của thông tin. Ngoài ra, dữ liệu hoá đơn có thể được lưu trữ và quản lý dễ dàng trên các hệ thống lưu trữ điện tử.
- Giao dịch nhanh chóng: Hoá đơn điện tử giúp rút ngắn thời gian giao dịch và xử lý hóa đơn, từ đó tăng tính hiệu quả trong quản lý tài chính.
- Bảo vệ môi trường: Loại bỏ việc in ấn giấy tờ giúp giảm lượng giấy và phế liệu, đóng góp vào bảo vệ môi trường.
Các loại hoá đơn điện tử phổ biến
Hóa đơn điện tử là một tài liệu tài chính được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua bán và trao đổi hàng hóa và dịch vụ trong môi trường kỹ thuật số. Hóa đơn điện tử giúp thúc đẩy quy trình kinh doanh hiệu quả và tiết kiệm thời gian và tài nguyên so với hóa đơn giấy truyền thống.
Có nhiều loại hóa đơn điện tử được sử dụng trong thương mại và giao dịch quốc tế. Dưới đây là một số loại hóa đơn điện tử phổ biến:
- Hóa đơn xuất khẩu: Được sử dụng trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa hoặc dịch vụ ra nước ngoài. Hóa đơn xuất khẩu cung cấp thông tin về số lượng và giá trị của hàng hóa, các điều kiện giao hàng và thanh toán.
- Hóa đơn bán hàng: Đây là hóa đơn điện tử thông thường trong các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ trong nước. Hóa đơn bán hàng chứa thông tin chi tiết về sản phẩm, số lượng, đơn giá và tổng giá trị hóa đơn.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT invoice): Được sử dụng để thu thuế giá trị gia tăng (VAT) từ các giao dịch kinh doanh. Hóa đơn giá trị gia tăng cung cấp thông tin về số tiền VAT đã được tính vào giá của sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Hóa đơn vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm: Đây là những loại hóa đơn điện tử đặc biệt, sử dụng trong các ngành công nghiệp như hãng hàng không, công ty vận tải, bảo hiểm, và các dịch vụ giải trí. Hóa đơn này đề cập đến các giao dịch liên quan đến vé máy bay, vé tàu hỏa, vé xem phim, thẻ điện thoại, hay các phiếu thu từ các công ty bảo hiểm.
Hóa đơn điện tử thường đi kèm với chữ ký điện tử để đảm bảo tính xác thực và nguyên tắc hợp pháp của tài liệu. Nó còn giúp tăng tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro của việc mất mát hoặc gian lận trong quá trình lưu trữ và chuyển tải thông tin.
Điều kiện để sử dụng hoá đơn điện tử
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thuận lợi và nhanh chóng thì cần đảm bảo các điều kiện sau đây:
- Phần mềm chữ ký số cần được chuẩn bị và sử dụng đúng quy định pháp luật, còn hiệu lực khi lập hồ sơ đăng ký.
- Đảm bảo có thiết bị và đường truyền internet đủ để thực hiện các nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử trong cơ sở dữ liệu đủ lớn, trong vòng 10 năm, hoặc chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáng tin cậy.
- Đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, ưu tiên chọn đơn vị hỗ trợ khách hàng 24/7.
- Liên kết phần mềm bán hàng hoá và kế toán để tự động chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử, do đó, nên tham khảo ý kiến của Cơ quan thuế quản lý trước khi chuẩn bị.
Hướng dẫn lập hoá đơn điện tử đơn giản
Cách lập hoá đơn điện tử cơ bản
Dưới đây là quy trình chi tiết thực hiện xuất hóa đơn điện tử cơ bản trên phần mềm VIN-HOADON:
+ Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm VIN-HOADON bằng tài khoản và mật khẩu đăng nhập đã đăng ký trước đó.
+ Bước 2: Trong giao diện chính của phần mềm, tìm và chọn mục “Hóa đơn”, sau đó chọn “Lập hóa đơn mới”.
+ Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn, gồm các thông tin bắt buộc như mã khách hàng, thông tin sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế và các thông tin liên quan khác.
+ Bước 4: Sau khi nhập đầy đủ thông tin, chọn “Lưu tạm” để tạm thời lưu hóa đơn dưới dạng nháp và tiếp tục chỉnh sửa nếu cần thiết.
+ Bước 5: Chọn hóa đơn vừa tạo và nhập địa chỉ email của khách hàng. Tiếp theo, gửi hóa đơn nháp qua email cho khách hàng để kiểm tra lại thông tin. Nếu khách hàng yêu cầu sửa lại hóa đơn, nhấn nút “Chỉnh sửa” để thực hiện các chỉnh sửa cần thiết trên hóa đơn nháp.
+ Bước 6: Sau khi hóa đơn đã hoàn chỉnh và khách hàng đã xác nhận thông tin, chọn “Xem hóa đơn” và nhấn “Ký” để ký hóa đơn. Lưu ý rằng để ký hóa đơn, cần có Token – một loại mã xác thực, nếu không có Token thì không thể ký hóa đơn.
+ Bước 7: Sau khi ký hóa đơn thành công, nhấn F5 để làm mới trang và kiểm tra xem cơ quan thuế đã cấp mã hóa đơn cho hóa đơn đó hay chưa. Nếu mã hóa đơn đã được cấp, hóa đơn điện tử đã hoàn thành quy trình xuất hóa đơn và có thể gửi đến khách hàng.
Đăng ký hoá đơn điện tử thay thế
Bạn cần lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm VIN-HOADON, thì cần thực hiện theo các bước sau đây:
+ Bước 1: Chọn hóa đơn cần thay thế tại mục “Hành động” trên phần mềm VIN-HOADON.
+ Bước 2: Nhập thông tin về Số biên bản hủy và Ngày biên bản hủy, sau đó chọn “Tạo mới”. Hệ thống sẽ hiển thị Biên bản hủy hóa đơn để người dùng cung cấp thêm thông tin cần thiết. Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn “Lưu biên bản”. (Lưu ý: Số biên bản hủy do người dùng lựa chọn).
+ Bước 3: Sau khi đã hoàn tất biên bản hủy, nhập lại thông tin về hàng hóa và sau đó chọn “Ký hóa đơn”.
+ Bước 4: Tiếp theo, truy cập mục “Xử lý hóa đơn” để chọn “Quản lý hóa đơn sai sót”.
+ Bước 5: Tại đây, chọn loại “Thông báo” và cung cấp thông tin chi tiết về hóa đơn cần thay thế.
+ Bước 6: Sau khi điền đầy đủ thông tin, chọn “Lưu” để hoàn tất quá trình thay thế hóa đơn.
+ Bước 7: Cuối cùng, gửi thông báo về việc thay thế hóa đơn điện tử tới cơ quan Thuế để thông báo về sự thay đổi này.
Cách lập hoá đơn điện tử cho khách lẻ
Nếu có khách hàng là khách lẻ thì có thể thực hiện cách đăng ký hoá đơn điện tử theo quy trình sau đây
+ Bước 1: Truy cập mục “Hóa đơn” và chọn “Lập mới hóa đơn” hoặc “Tạo hóa đơn” ở góc phải màn hình.
+ Bước 2: Chọn loại “Hóa đơn mẫu” cần xuất và nhấn “Tạo hóa đơn” nếu có nhiều mẫu hóa đơn.
+ Bước 3: Điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn, đặc biệt là các thông tin bắt buộc có dấu hoa thị.
+ Bước 4: Nhập thông tin về hàng hóa: Tên, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất. Sau đó, chọn “Lưu Tạm” để tạo Hóa đơn nháp, “Ký” để thực hiện ký hóa đơn, “Xem trước” để xem trước hóa đơn, hoặc “Trở lại” để quay về danh sách hóa đơn.
+ Bước 5: Tiếp đến, hóa đơn sẽ được lưu và hiển thị ở danh sách hóa đơn. Để kiểm tra thông tin hóa đơn một lần nữa cần nhấn “xem”
+ Bước 6: Nhập email và gửi hóa đơn nháp cho khách hàng kiểm tra lại thông tin. Chọn “Gửi HD nháp”. Nếu khách hàng yêu cầu sửa, nhấn “Chỉnh sửa” để sửa hóa đơn nháp.
+ Bước 7: Nhấn “Ký” để gửi hóa đơn lên cơ quan thuế.
+ Bước 8: Cuối cùng, nhấn biểu tượng hình kính lúp để kiểm tra trạng thái của hóa đơn đã gửi cho cơ quan thuế. Nếu có hiển thị mã, hóa đơn hợp lệ. Nếu bị từ chối, liên hệ 19006134 để được hỗ trợ.
Cách đăng nhập hoá đơn điện tử
Đăng nhập hoá đơn điện tử Tổng cục thuế
Sau khi đã đăng ký thành công thì bạn chỉ cần thực hiện các bước sau để đăng nhập
+ Bước 1: Để đăng nhập vào hệ thống hoá đơn điện tử của TCT, bạn cần truy cập trang web chính thức của tổ chức này.
+ Bước 2: Trên trang chủ của TCT, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn để đăng nhập vào hệ thống. Thường thì nó nằm ở phần đầu trang hoặc ở phía trên bên phải của trang web.
+ Bước 3: Bạn cần nhập thông tin đăng nhập của mình để tiếp tục. Thông tin này thường bao gồm tên đăng nhập (hoặc tài khoản email) và mật khẩu. Nếu bạn chưa có tài khoản, bạn sẽ cần đăng ký tạo tài khoản trước khi đăng nhập.
+ Bước 4: Sau khi nhập thông tin đăng nhập, bạn có thể cần phải điền vào một mã xác thực hoặc mật khẩu bổ sung để đảm bảo tính bảo mật của tài khoản.
+ Bước 5: Khi đăng nhập thành công, bạn sẽ có thể truy cập vào hệ thống hoá đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Tại đây, bạn có thể xem và quản lý các hoá đơn điện tử của mình.
Đăng nhập hoá đơn điện tử NewCA
Tại NewCA, mọi người có thể sử dụng hai phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế khuyên dùng là CyberBill và EasyInvoice, với địa chỉ trang web tương ứng là cyberbill.vn và easyinvoice.vn. Sau đây là các bước thực hiện
+ Bước 1: Để bắt đầu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của NewCA, mọi người truy cập vào trang web cyberbill.vn hoặc easyinvoice.vn.
+ Bước 2: Sau khi trang web hiển thị giao diện, quý khách chọn mục “ĐĂNG NHẬP” và tiến hành nhập các thông tin cần thiết, tương tự như cách đăng nhập vào các trang web khác.
Khi đăng nhập thành công, quý khách sẽ có quyền truy cập và sử dụng các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử. Từ đó, quý khách có thể tự do thực hiện các thao tác như tạo hóa đơn, ký duyệt, xuất hóa đơn,…
Phương pháp đăng nhập và sử dụng hóa đơn điện tử thông qua trang web của NewCA đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn và sử dụng hiện nay. Bởi tính nhanh chóng, tiện lợi và những lợi ích mà nó mang lại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý hóa đơn, đồng thời đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định của Tổng cục Thuế.
Cách xuất hoá đơn điện tử hiệu quả
Hướng dẫn quy trình 5 bước để xuất hóa đơn điện tử chính xác và đúng quy định cho các doanh nghiệp như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đã sử dụng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm CyberCare, hãy thực hiện đăng nhập vào tài khoản của bạn trên phần mềm này.
Bước 2: Chọn chức năng “In chuyển đổi” hoặc “Lập hóa đơn giá trị gia tăng”
Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn chức năng “In chuyển đổi” hoặc tương đương tùy vào giao diện của phần mềm. Ví dụ, trong phần mềm CyberCare, bạn có thể lựa chọn “Sử dụng hóa đơn” hoặc “Lập hóa đơn giá trị gia tăng” tùy thuộc vào loại hóa đơn mà bạn muốn xuất.
Bước 3: Điền thông tin và nhập mã hóa đơn cần xuất
Tiếp theo, bạn cần điền đầy đủ thông tin cần thiết vào hóa đơn điện tử. Điều này bao gồm các thông tin như tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ cần xuất hóa đơn. Nếu có mã hóa đơn cụ thể yêu cầu, hãy nhập mã này vào phần mềm.
Bước 4: Thực hiện thao tác kết xuất
Sau khi đã điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn điện tử, bạn tiến hành thực hiện thao tác kết xuất. Điều này thường được thực hiện bằng cách chọn “In chuyển đổi” hoặc tương đương trên giao diện phần mềm.
Bước 5: Ký và đóng dấu hóa đơn
Sau khi kết xuất thành công, bạn sẽ thu được một bản hóa đơn điện tử.
Trong trường hợp doanh nghiệp yêu cầu ký và đóng dấu hóa đơn dạng giấy trước khi xuất bản, bạn cần thực hiện các bước này trên bản in của hóa đơn điện tử. Bạn có thể ký tên và đóng dấu hóa đơn này để có bản chính thức, sau đó in ra để sử dụng cho mục đích giao dịch hoặc lưu trữ.
Hướng dẫn tra cứu hoá đơn điện tử chính xác nhất
Để có thể tra cứu hoá đơn điện tử để nắm rõ thông tin, thì mọi người cần thực hiện các cách sau đây
Tra cứu trên cổng thông tin HĐĐT Tổng cục thuế
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế như sau:
+ Bước 1: Truy cập vào trang web hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế bằng đường dẫn sau: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
+ Bước 2: Tại trang web, nhập các thông tin cần thiết để tra cứu hóa đơn điện tử. Cụ thể, bạn cần điền đầy đủ các thông tin sau:
- Mã số thuế của đơn vị/cá nhân cần tra cứu hóa đơn.
- Loại hóa đơn (nếu có).
- Ký hiệu hóa đơn (nếu có).
- Số hóa đơn (nếu có).
- Tổng tiền thuế của hóa đơn.
- Tổng tiền thanh toán trong hóa đơn.
- Mã captcha để xác nhận tính chính xác.
Sau khi đã nhập đủ thông tin, bạn nhấn vào mục “Tìm kiếm” để tiến hành tra cứu.
+ Bước 3: Kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu sẽ hiển thị sau khi hệ thống xử lý các thông tin bạn đã cung cấp.
Thông tin hiển thị sau khi tra cứu
- Mã số thuế của người bán
- Mã số thuế của người mua (nếu có)
- Loại hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tổng tiền thuế
- Tổng tiền thanh toán.
Tra cứu trên cổng thông tin hoá đơn điện tử
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng thông tin theo các bước sau:
+ Bước 1: Trước tiên, bạn cần thực hiện đăng nhập vào hệ thống sử dụng thông tin tài khoản mà Cơ quan Thuế đã cấp cho bạn.
+ Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, hãy tìm và chọn tùy chọn “Tra cứu” trong giao diện của hệ thống, sau đó, nhấp vào mục “Tra cứu hoá đơn”.
+ Bước 3: Tiếp theo, bạn sẽ thấy một số tùy chọn để tra cứu. Hãy lựa chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” nếu bạn muốn tra cứu các hóa đơn bạn đã phát hành cho khách hàng, hoặc lựa chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” nếu bạn muốn tra cứu các hóa đơn mà bạn đã nhận từ nhà cung cấp.
Tra cứu hóa đơn điện tử thông qua Fast e-Invoice
Bước 1:
- Kiểm tra email thông báo phát hành hóa đơn để lấy mã số tra cứu hóa đơn.
- Truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp.
- Tại trang tra cứu, tìm và chọn mục “Mã nhận hóa đơn”.
- Sao chép mã số tra cứu hóa đơn từ email (bằng cách nhấp chuột phải và chọn “Copy”).
- Dán mã số tra cứu hóa đơn vào ô “Mã số” (bằng cách nhấp chuột phải và chọn “Paste”).
Bước 2:
- Tiếp theo, bạn cần nhập chuỗi ký tự hiển thị trên màn hình vào ô “Mã xác thực”.
- Hãy chắc chắn rằng bạn nhập đúng các ký tự chính xác để tránh sai sót trong quá trình tra cứu.
Bước 3:
- Sau khi đã sao chép mã số tra cứu hóa đơn và nhập mã xác thực, hãy kiểm tra lại lần nữa để đảm bảo các thông tin nhập vào là chính xác.
- Nhấn vào nút “Nhận” để bắt đầu quá trình tra cứu hóa đơn.
- Hệ thống sẽ xử lý thông tin và hiển thị kết quả tra cứu hóa đơn một cách chi tiết và chính xác.
Nội dung bài viết trên chia sẻ về cách đăng nhập hoá đơn điện tử, cách tra cứu và những thông tin liên quan. Hy vọng qua những thông tin trên mọi người đã nắm rõ cách đăng ký cũng như đăng nhập vào hệ thống hoá đơn điện tử, để dễ dàng sử dụng. Chúc các bạn thành công!
